Fase 1 – Kartlegging og realitetsbilde
Virksomheten gjennomgås strukturelt. Tall, rutiner, arbeidsflyt og ansvarsforhold kartlegges. Åpne poster, likviditet, utestående krav og administrative prosesser inngår i gjennomgangen. Beslutninger som er tatt uten tilstrekkelig grunnlag synliggjøres. Områder med kapasitetsbrudd og utydelig ansvar avdekkes.
Fase 2 – Opprydding
Presse forhold håndteres først. Flaskehalser i økonomi og administrasjon identifiseres og fjernes i prioritert rekkefølge. Utestående krav følges opp. Leverandør- og kostnadsforpliktelser gjennomgås og justeres der det er nødvendig. Der det er grunnlag, gjennomføres avklaringer med eksterne parter for å redusere risiko og frigjøre likviditet.
Fase 3 – Struktur og rutiner
Når driften er stabil, etableres faste rutiner for fakturering, oppfølging og betaling. Ansvar for sentrale administrative funksjoner defineres. Innkjøp og likviditetsstyring struktureres med faste beslutningspunkter. Enkle systemer som faktisk brukes settes opp. Målet er kontroll som fungerer i hverdagen, ikke mer kompleksitet.
Fase 4 – Løpende støtte
Etter stabilisering kan det etableres løpende støtte. Rollen består i oppfølging av drift, økonomi og avvik. Avvik identifiseres og håndteres før de påvirker likviditet eller drift. Støtten utføres uten deltakelse i daglig drift, og aktiveres ved behov.
Struktur svekkes sjelden av enkelthendelser. Den svekkes over tid gjennom gjentatte driftsbeslutninger uten helhetlig koordinering. Ansvar for oppgaver flyttes uformelt. Tall brukes delvis som rapportering, ikke som styringsgrunnlag. Rutiner eksisterer, men er ikke konsekvent gjennomført. Dette skaper gradvis friksjon i drift og beslutninger.
